英語のビジネスメールの書き方　～準備編～

英語でビジネスメールを書くという場面で、何をどう書き出していいか分からずPCの前でフリーズ・・・このようなご経験ありませんか？

場面ごとのひな形メールを作っておくと便利！

海外営業の初心者など英文メールに慣れるまでは、さまざまな場面ごとに使い回せる「ひな形メール」を作成しておくと便利です。

例えば、

初めての売り込みメール、面談やウェブ会議の依頼メール、受注や納期に関するメール、品質不具合発生時のメールなど、毎回一からメールを作成せずにひな形メールを直して書けば、手間も時間も削減できます。

ビジネスメールはパターンが決まっている

ビジネスメールは、ほとんどパターンが決まってますよね。

売り込みメールや見積り依頼など、宛先、商品名、日時などを変更すれば使い回せたり、

新規問い合わせの回答やクレーム対応など、こちらが知りたい情報を聞き出したい場面でも、
あらかじめ聞きたい内容をメールに落とし込んでおけば、聞き漏らすこともありません。

更に嬉しい効果として、ひな形メールを繰り返し修正しながら使い回すことで、各場面で必要な英語表現を反復練習していることになり、場面に合った的確な英語表現が頭に浮かぶようになったり、自然と口から出てくるようになりますよ。

ひな形メールを作る前の準備

ひな形メールは、さあ書こうと思って取り組むと、なかなか書けなかったりしますよね。

ですから、過去に発生したパターンを絞り込み、過去に書いたメールをひな形にしたり、現在進行中の仕事で作ったメールを使って作成してしまいましょう。

＜ひな形メール作成の下準備＞

• 英文メールを書かなければならない場面、パターンを洗い出す
• 過去に書いたメールがある場合は、それをひな形にする
• 洗い出したパターン別に、メールに含めなければならない情報、目的、聞きたい内容を洗い出す

英文メールのポイントを押さえる

英語でメールを書き始める前に、日本語メールとは違うポイントを押さえておきましょう。

件名を工夫する　　　

スパムメールと判定されたり、迷惑メールBoxに入らないように、簡潔ながらキーワードや会社名などを組み合わせた件名になるように工夫しましょう。

• Regarding your inquiry for our product　（弊社の製品へのお問い合わせについて）
• Introduction - CNC machining service, ABC company 　(切削加工のABC社のご紹介）
• Proposal for conference call in July　 (7月の電話会議のご提案）
• Request for your urgent reply to ABC company 　 (ABC社へ至急返信願います）
• Apology for our non-conformed product 　（弊社不適合製品についての謝罪）

基本的なメールの流れに沿って書く　　

日本語のメールとは違い、英語のメールは結論から始めることが重要！

また、「いつもお世話になっております」「お手すきの際にご一報ください」などの遠回しな言い方は避け、簡潔に内容を伝えることを心掛けましょう。

<英語メールの基本的な流れ＞

1. 宛名
2. 自己紹介
3. 会社紹介
4. なぜこのメールを書いているのか
5. メールの受信者にとって提案内容にどんなメリットがあるか
6. メールの受信者に起こして欲しいアクション
7. 締め

まとめ

英語のメールの形式や、メールを送った人に必ず読んでもらえるポイントを押さえるだけで、メールを英語で書くことのハードルは下がったのではないでしょうか。

次回からは、さまざまな場面を想定した英語のメールの具体例をお届けしていきます。

お楽しみに！！！